比較
紙の台帳・Excel とボトル管理アプリの比較
ボトルキープを紙の台帳や Excel で管理しているお店は多いと思います。お店が大きくなったり、スタッフが増えたりしたときに困りやすい点を、ボトル管理アプリ TANA-TRACE と比べました。
項目ごとの比較
| 項目 | 紙の台帳 | Excel | TANA-TRACE |
|---|---|---|---|
| ボトルを探す | ページをめくって探す | パソコンの前で検索 | お名前・銘柄・タグ番号で検索、棚マップで場所が分かる |
| 保管期限の管理 | 目で見て確認 | 並べ替えて確認 | 期限が近いボトル・期限切れをホームに自動で表示 |
| お客様への連絡 | 電話や個別の連絡 | 個別に連絡 | 期限・お誕生日・ご無沙汰を LINE で自動送信 |
| お客様が残量を確認 | 来店して聞くしかない | 来店して聞くしかない | マイページ（LINE・キープカードの QR）でいつでも確認 |
| 複数スタッフでの共有 | 台帳は1冊だけ | 同時に編集しにくい | スマホ・共用タブレットから同時に使える。権限とログイン履歴も |
| 残量・写真の記録 | 手書き | 入力はできるが写真は別管理 | 目分量（%）か重さで記録、写真も一緒に残る |
| 来店や銘柄の集計 | 手作業 | 関数を組めば可能 | 人気銘柄・担当別・月次の来店推移を自動で集計（有料プラン） |
| 紛失・破損のリスク | 水濡れ・紛失で消える | パソコンの故障で消えることも | クラウドに保存し、毎日バックアップ |
| 個人情報の管理 | 誰でも見られる場所に置きがち | ファイルの持ち出しに注意が必要 | ログインした人だけが見られ、操作できる範囲も分けられる |
| 費用 | ほぼ無料 | ほぼ無料（ソフト代を除く） | お客様100件まで無料。有料は月額880円（税込）から |
◯ 向いている △ 工夫が必要 × 難しい（一般的な使い方での比較です）
紙の台帳のままでよいお店・アプリが向いているお店
紙の台帳のままでも困りにくい
- キープのお客様が数十人ほど
- ほぼ一人で営業している
- 保管期限を設けていない
アプリにすると楽になる
- ボトルを探すのに時間がかかる、見つからないことがある
- スタッフが複数いて、誰がいつ注いだか分からなくなる
- 期限切れのボトルがたまっている
- ご無沙汰のお客様に、来店のきっかけを作りたい
- 系列店や提携店でもボトルを使ってもらいたい
ボトル管理アプリを選ぶときのポイント
- 1
すぐに探せるか
お名前・銘柄・タグ番号で検索でき、棚のどこにあるかまで分かるか。
- 2
お客様に届くか
保管期限やお誕生日を、お客様が普段使っている LINE で自動で知らせられるか。
- 3
現場の端末で使えるか
スタッフのスマートフォンや、お店の共用タブレットからすぐ使えるか。
- 4
お店の運用に合うか
残量を重さで量る、期限を最終来店日から数える、期限切れでも保管を続けるなど、お店のやり方を選べるか。
- 5
乗り換えやすく、辞めやすいか
今の台帳を CSV で取り込めるか、データを書き出せるか、解約の条件は分かりやすいか。
- 6
費用が規模に合っているか
小さく始められる無料・低価格のプランがあり、店舗やお客様が増えたときの料金が分かりやすいか。
今の台帳から乗り換えるには
お客様とボトルは CSV でまとめて取り込めます。Excel の台帳なら、列をそろえて CSV で保存するだけです。紙の台帳の場合は、よく来るお客様から少しずつ登録していく方法もあります。手順は 導入ガイド、料金は 料金プラン、使い方の例は 活用シーン をご覧ください。